DTA

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Einführung

DTA steht für Datenträgeraustausch.

Beim Datenträgeraustauschverfahren werden so genannte DTA-Dateien im DTA-Format, weitergegeben. Diese können auf Magnetbändern, Bandkassetten, Disketten, Speicherkarte oder einem ähnlichen Medium gespeichert sein oder elektronisch per DTA übertragen werden.


 Wichtig: 
 DTA kann mit den Rechnungen nach SGB V, SGB XI, SGB XI §37 und SGB XI §39. Die Rechnungen nach SGB XI §45b werden zur Zeit nur für Bayern unterstützt, da in Bayern dies möglich ist.
 Private- sowie Sozialamt-Rechnungen werden nicht per DTA gesendet, sondern in Papierform verschickt.


Einstellungen Abrechnung Abrechnung über.jpg

Wenn Sie die  Abrechnungsart: --- ausgewählt haben, muss kein Zertifikat vorhanden sein, um die Rechnungen zu senden. Die Rechnungen werden an die entsprechenden E-Mail-Adressen im Klartext gesendet.
Abrechnungsart-> finden Sie; über Navigation->Stammdaten->Firmendaten->Einstellungen->Abrechnung->Abrechnung über:

Vorraussetzung für DTA

Grundeinstellungen für den DTA in meinpflegedienst.com

  1. E-Mail für das Versenden der E-Mail einrichten
  2. Abrechungscode/Tarifkennzeichen für SGB V und SGB XI einpflegen
  3. Einstellungen für die Abrechnung
  4. Zertifikat für das Versenden der E-Mail einrichten
  5. Kostenträgern Krankenkasse/Pflegekasse, Kassennummer einpflegen (Kostenträger: die richtige Abrechnungsart auswählen)
  6. Verordnungen und Genehmigung richtig einpflegen
  7. Postionsnummer bei den Leistungen

E-Mail einrichten

E-Mail einrichten dient dazu, damit das Versenden der E-Mail aus meinpflegdienst.com ermöglicht wird

Bitte klicken Sie auf den Briefumschlag , daraufhin erscheint ein Pop-Up Fenster. Bitte geben Sie folgende Daten ein:


Email einrichten.jpg

  1. Email: E-Mail-Adresse des Pflegedienstes
  2. Servername (Können Sie bei Ihren Provider erfragen)
  3. Passwort (Bitte das Passwort der o.g. Email-Adresse eingeben)
  4. Verbindungssicherheit: Wählen Sie aus, nach dem Sie diese Information vom Provider erhalten haben und klicken Sie bitte auf speichern.


Email einrichten 1.jpg


Postausgangserver 2.jpg

Hilfestellung des Providers

Einstellungen für die bekannten Provider:

  • T-online [1] [2] [3]
  • Gmx [4]
  • Google Mail [5] Konto aktivieren [6] Weniger sichere Apps aktivieren [7] Zugriff auf Google-Konto gewähren [8]
  • Hotmail [9]
  • Yahoo [10] Weniger sichere Apps aktivieren [11]
  • Vodafone [12]
  • 1&1 [13]
  • freenet [14]
  • Host Europe [15]

Nachdem erfolgreichen speichern, erhalten wir (dealsoft) an unsere E-Mail-Adresse (info@dealsoft.de) eine Benachrichtigung.

Firmendaten: Datenaustausch

In den Firmendaten müssen die notwendigen Angaben für den Datenträgeraustausch eingegeben werden. Die folgenden Firmendaten sind für den Datenträgeraustausch erforderlich:

Die Daten können Sie ersehen, indem Sie auf die Stammdaten → Firmendaten gehen und den Tab-Reiter „Datenaustausch“ öffnen.

Klicken Sie auf den Tab-Reiter Datenaustausch und geben Sie bitte folgende Daten ein:


Firmendaten Datenaustausch 4.jpg



Datenaustausch.jpg

  1. Der Ansprechpartner: Name des Inhabers oder Geschäftsführers
  2. E-Mail: Die E-Mail-Adresse des Pflegedienstes
  3. Abrechnungscode/Tarifkennzeichen für SGB V
  4. Abrechnungscode/Tarifkennzeichen für SGB XI (steht auf Ihrem Rahmenvertrag oder Sie fragen direkt bei der AOK nach).

Firmendaten Datenaustausch 3.jpg



Dieser Abrechnungscode/Tarifkennzeichen ist die Preisvereinbarung im deutschen Gesundheitswesen zwischen den Krankenkassen und den Leistungserbringern, diesem ist ein eindeutiger Leistungserbringergruppenschlüssel (LEGS) zugeordnet. Der siebenstellige Schlüssel setzt sich aus dem Abrechnungscode (AC) und dem Tarifkennzeichen (TK) der Preisvereinbarung zusammen.

Der Abrechnungscode ist eine zweistellige Ziffer für die Bezeichnung der Berufsgruppe oder Leistungsart. Er wird dem Leistungserbringer mit seiner Zulassung oder Anerkennung durch den Kostenträger oder anerkennenden Verband (z.B. im Behindertensport durch den jeweiligen Landesverband) mitgeteilt. Die für die jeweiligen Berufsgruppen geltenden ACs sind in den Schlüsselverzeichnissen der Sozialgesetzbücher (SGB) festgelegt (z.B. im § 105 SGB XI, Anlage 3).

Das Tarifkennzeichen ist eine fünfstellige Ziffer zur Bezeichnung der Preisvereinbarung. Die ersten beiden Stellen geben den Geltungsbereich des Vertrages an, die letzten drei Stellen bezeichnen die laufende Vertragsnummer. Die Art der Vergabe der Tarifkennzeichen ist nicht geregelt und steht im Ermessen der vergebenden Kostenträger.

Firmendaten: Einstellungen -> Abrechnung

Es gibt Pflegedienste, die die Abrechnung über die PVS, Dr. Löffler & Co. KG oder über die BFS durchführen.

Diese müssen Sie dann bei den Einstellungen - > Abrechnung auswählen.


Stammdaten -> Firmendaten -> Einstellungen -> Abrechnung

Firmendaten einstellungen abrechnung.jpg


- Abrechnung über: -

  1. PVS-Factoring - Rechnungen werden an die Email pflege@pvs-mefa.de gesendet
  2. Dr. Löffler & Co. KG - Rechnungen werden an die Email dta@abrechnungszentrale.de gesendet
  3. Eigene Email - Rechnungen werden an die eigene Email-Adresse die in Firmendaten bei Datenaustausch hinterlegt ist.
  4. --- werden die Rechnungen an die Kranken-/Pflegekasse gesendet.

Einstellungen abrechnung abrechnung über.jpg

- Online-Factoring BFS: - Wenn die Abrechnung über die BFS durchgeführt wird, muss unter den Firmendaten->Einstellungen->Abrechnung folgendes ausgewählt sein: "Online-Factoring BFS" Auswahl mit "ja" einpflegen.

Einstellungen abrechnung bfs.jpg

WICHTIGE INFO im Modul -> Rechnungen 

Übernehmen in Firmendaten

Bei der Abrechung muss eine Datei für die BFS erstellt werden. Klicken Sie auf den Button Aktion, dann klicken Sie auf BFS facto. dat. Wählen Sie die Rechnungen, die versendet werden sollen (es können alle Rechnungsarten ausgewählt werden) aus. Nach der Auswahl der Rechnungen, klicken Sie auf den Button "BFS facto.dat", somit wird eine Datei erstellt, die lokal auf dem Desktop gespeichert ist. Die Datei wird anschließend auf der Webseite von BFS hochgeladen. Um die Rechnungszuordnung bei BFS zu erleichtern, sollten die Rechnungen 4-stellig sein. Daher bitte wir Sie, bei der ersten Rechnung, die Rechnungsnummer auf eine 4-stellige umzustellen, damit die folgenden Rechnungen auch 4-stellig sind.

- DATEV-Schnittstelle: -

Auswahl: ja oder nein

Einstellungen abrechnung datev.jpg

- Anzahl der Leistungsgruppe: -

Diese muss nur ausgewählt werden, wenn Sie in Ihrem Bundesland nach Leistungsgruppen vergüten, Auswahl mit (1). einpflegen.

- Ber. nach §9 NPflegeG.: -

Diese muss nur ausgewählt werden, wenn Sie in Ihrem Bundesland die Berechnung nach §9 NPglegeG. durchführen müssem, Auswahl mit "ja" einpflegen.

Einstellungen abrechnung ber.nach§9.jpg

- Löschen der Rechnungen erlauben: -

Zertifikat

Für einen Datenträgeraustausch ist ein Zertifikat erforderlich, welches Sie über uns beantragen können. Nach erfolgreicher Beantragung, erhalten Sie von uns eine E-Mail, in der auch ein Antrag beigefügt ist. Den Antrag müssen Sie ausdrucken, ausfüllen und gemeinsam mit Ihrer Ausweiskopie per Fax an ITSG senden. Seitens ITSG bekommen Sie eine E-Mail mit dem Zertifikat, das dann in meinpfegedienst.com integriert wird.

Kostenträger Krankenkasse

Um einen Kostenträger Krankenkasse einzupflegen, gelangen Sie über die NAVIGATION->Kostenträger->Krankenkasse

Kostenträger Krankenkasse 1.jpg


Kostenträger Daten für den DTA sind folgende:



Krankenlasse anlegen.jpg



1. Name der Kasse

2. Kassennummer: diese finden Sie auf der Krankenversichertenkarte des Klienten oder auf der Verordnung "Häuslicher Krankenpflege".

3. Kassenarterkennung muss richtig ausgewählt sein, z.B. AOK = AOK, BKK = Betriebskrankenkasse; Bundesknappschaft = Knappschaft, Barmer, Technicker, KKH, DAK, HKK, HEK = Ersatzkassen, IKK = Innungskasse,

4. Abrechnungsart ob Einzelleistungsvergütung oder Leistungsgruppenvergütung

 Abrechungsart nach "Einzelleisungvergütung": 
 Wird in folgenden Bundesländern durchgeführt: Hessen, Niedersachen, Bayern, Berlin, Rheinland-Pfalz,Thürungen 
 Abrechnungsart nach "Leistungsgruppenvergütung":
 Wird in folgenden Bundesländer durchgeführt: Baden-Würtemberg, Brandenburg, Schleswig-Holstein, Mecklenburg-Vorpommern, Nordrhein-Westfalen, Hamburg, Sachen, 

5. Datenaustausch mit ja auswählen

6. Datenaustauschart auswählen


Beispiel:

Krankenkasse AOK.jpg

INFO:

Bei der Pflege der Allgemeindaten der Kostenträger (Krankenkassen) in unserem Programm ist darauf zu achten,

dass beim jeweiligen Kostenträger, Punkt 2. die Kassennr., Punkt . die Kassenartkennung eingetragen sind,

beim Datenaustausch Punkt 5 „Ja“ vorgewählt ist, sowie bei Punkt 6 die Datenaustauschart eingestellt ist.

Kostenträger: Klient

Nachfolgende Klienten-Daten sind Voraussetzung für den Datenträgeraustausch:


Kostenträger hinzufügen.jpg


Diese Daten können ersehen werden, wenn man den „Klienten“ auswählt.

Die Versicherungsnummer und der Status des Klienten, sind bei jedem Versicherten in seiner Krankenversicherungskarte zu finden und werden beim jeweiligen Kostenträger des Klienten eingetragen. Wenn man den gewünschten Kostenträger zweimal anklickt, erscheint das folgende Dialogfeld, aus dem man die Angaben entnehmen kann:

Klient Kostenträger.jpg


  1. Krankenversicherungsnummer
  2. Status

Kostenaufteilung

  1. Kosten SGB V
  2. Kosten SGB XI
  3. Kosten §45b SGB XI
  4. Kosten §43b SGB XI

Der Pflegegrad ist bei den persönlichen Daten des Klienten einzusehen:

Verordnung

Für die Rechnungserstellung für SGB V, ist es notwendig, dass man die Verordnung und die Genehmigung einpflegt. Für das versenden per DTA, ist wichtig, das Genehmigungsdatum und das Genehmigungskennzeichen vorhanden sind.

Verordnung genehmigt.jpg

Klient: Arzt

Bei den Daten zum Arzt sind die Arzt-Nr. und die Betriebsstätten-Nr. unbedingt einzupflegen, da diese für die Datenübertragung zwingend erforderlich sind.

(Diese Daten können Sie anhand der ärtztlichen Verordnung sehen.)

Arzt .jpg

Positionsnummer

Eine Vorraussetzung für den Datenträgeraustausch ist auch die richtig eingetragene Positionsnummer. Dorthin gelangen Sie unter Navigation —> Stammdaten —> Leistungen SGB V und Leistungen SGB XI.

Leistungen SGBV positionsnummer .jpg

Rechnungen per DTA senden

Wenn alle Voraussetzungen für den Datenträgeraustausch erfüllt sind, d.h. Sie das Zertifikat erhalten haben und die entsprechenden Daten in meinpflegedienst.com eingegeben wurden, können Daten an die entsprechenden Kostenträger übertragen werden. Derzeitig erfolgt die Datenübertragung nur an die Krankenkassen. Damit Rechnungen an die Kostenträger übermittelt werden können, müssen diese erstellt und gespeichert sein. Nachdem Sie zur Übersicht der Rechnungen eines Klienten gelangt sind, wählen Sie die Art der Rechnung (SGBV oder SGB XI) aus, die übertragen werden soll. Hierfür klicken Sie auf den entsprechenden Tab-Reiter:

Um eine Rechnung zu versenden, klicken Sie auf „Senden“, danach wählen Sie „direkt“ aus und bestätigen mit „Ja“. Sie können auch eine Rechnung zum Senden „vermerken“, damit diese dann als Sammelrechnung gesendet wird.

Nach dem Versenden können Sie ein Übertragungsprotokoll erhalten, in dem Sie „Übertragungsprotokoll“ anklicken.

Einige Krankenkassen verlangen, dass man die Rechnungen nicht einzeln sondern als Sammelrechnung versendet. Diese Rechnungen werden zuerst vermerkt nachdem alle Rechnungen, die zum Senden vorgesehen sind, auch vermerkt worden sind, als Sammelrechnung übertragen. Wenn alle vorgesehenen Rechnungen vermerkt sind, geht man zurück zur Liste der Rechnungen und klickt „Aktionen“ an. Danach wählt man „Senden der Sammelrechnungen“.

Nach dem Versand wird in der Rechnungsliste automatisch der Status geändert.

Danach erscheint ein Dialog, in dem die vermerkten Rechnungen zu finden sind. So können Sie noch eine letzte Überprüfung der Sammelrechnung vornehmen. Falls diese Ihren Vorstellungen entspricht, wird die Rechnung durch das Anklicken von „Senden“ und nochmaliger Bestätigung mit „Ja“ an den Kostenträger übertragen.

Die Urbelege (Begleitzettel) für die Krankenkasse können Sie ausdrucken, indem Sie den Tab-Reiter „gesendete Sammelrechnungen“ betätigen und „Drucken Begleitzettel“ anklicken. Durch Bestätigung mit „Ja“ wird der Urbeleg ausgedruckt, den Sie dann per Post an die Krankenkasse schicken können.